Caro imprenditore, quando si parla di organizzare una riunione di lavoro, che cosa pensi? Se anche tu, come molti altri imprenditori, credi che siano inutili ed inefficaci allora hai un problema: non stai tenendo riunioni di lavoro nel modo giusto.

I tuoi collaboratori quasi sicuramente le ritengono una perdita di tempo. Per te, sono ormai diventate un obbligo, qualcosa che devi fare, non qualcosa che vuoi fare, e questo fa sì che la riunione aziendale non vada del tutto a buon fine.

Considera quest’articolo come una mini-guida di partenza su come organizzare una riunione di lavoro nel modo corretto, iniziando da tre ingredienti chiave.

Preparare gli argomenti

Regola numero uno: affronta argomenti estremamente professionali che sai padroneggiare e su cui sei ben informato. Per esempio se hai necessità di motivare i tuoi collaboratori tramite statistiche, per prima cosa devi sapere come fare e poi assicurarti che facciano affidamento su dati veritieri.

Questo punto prevede, per così dire, dei “compiti a casa”, cioè la pianificazione, lo studio approfondito e la preparazione della scaletta della riunione. Improvvisare non è mai una buona idea, preparati prima il discorso.

Divertire e divertirsi

Secondo: sfatiamo una volta per tutte il mito che le riunioni aziendali debbano essere per forza pesanti e seriose. L’obiettivo di una riunione aziendale non è annoiare le persone, ma trasferire loro la carica giusta.

Parla in modo brillante ed allegro, non usare un tono piatto e noioso perché non sarebbe stimolante. In altre parole sdrammatizza, scherza, trova il modo di divertirti e di divertire chi ascolta!

Motivare i collaboratori

Infine il più importante degli ingredienti per tenere una riunione di lavoro impeccabile: la motivazione!

Ma cosa vuol dire “motivare”? Significa spingere le persone ad agire, quindi organizzare riunioni di lavoro che facciano sentire i tuoi collaboratori stimolati e che li invoglino a fare ciò che richiedi. Incitare il personale è un passaggio che troppo spesso viene tralasciato con la giustificazione “È inutile, non serve a nulla, tanto non lo fanno comunque…” o “È troppo difficile, non ce la faccio…”.

Queste sono solo scuse, ciò che devi fare invece è far scattare la scintilla al tuo personale in modo tale che passi da “sapere ciò che devono fare” a “fare quello che sanno che devono fare”.

Quindi, prima di organizzare una riunione di lavoro, ricordati sempre di:

• pianificare e parlare di argomenti estremamente professionali;
• impegnarti a motivare i tuoi collaboratori, spingendoli a raggiungere il loro successo;
• esprimerti con entusiasmo per rendere una cosa all’apparenza scocciante un momento comico, perché il futuro è alto di tono!

Questi però sono solo dei punti di partenza. Ci sono ancora tanti altri step da comprendere per rendere le tue riunioni aziendali davvero proficue e persuasive, ingredienti che scopriremo nei prossimi articoli.