Perché il tempo non basta mai
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Perché il tempo non basta mai
Ti organizzi con precisione maniacale: sistemi il calendario ogni poche ore, rivedi la tua agenda quotidianamente, attacchi post-it ovunque e imposti sveglie a tutte le ore. Eppure, nonostante tutti questi accorgimenti, ti ritrovi sempre a corto di tempo. Ma perché succede?
Angela De Rosa
5 minuti
In questo articolo analizziamo i 3 motivi principali per cui il tempo sembra non bastare mai e come affrontarli.
Errata valutazione della durata degli impegni
Un errore comune è sottovalutare quanto tempo richiedono le attività. Ad esempio, se pianifichi di aggiornare le statistiche di vendita dalle 16:00 alle 18:00 e ti accorgi che il lavoro richiede in realtà 4 ore, ecco che tutti gli impegni successivi slittano.
Per migliorare questa capacità di stima:
- tieni traccia del tempo effettivo: per una o due settimane, misura quanto impieghi davvero per portare a termine ogni compito;
- regola le previsioni future: basati sui dati raccolti per stimare correttamente il tempo necessario.
Questa consapevolezza ti aiuterà non solo a essere più realistico nella pianificazione, ma anche a migliorare la tua efficienza nel lungo termine.
Non seguire la scaletta
Anche con una scaletta ben organizzata, capita di lasciarsi sopraffare da ansia o entusiasmo, iniziando a lavorare su più cose contemporaneamente. Ad esempio, mentre sistemi le statistiche di vendita, rispondi a un’e-mail, controlli l’agenda della prossima settimana e risolvi un problema per il commercialista.
Risultato? Nessuno di questi compiti viene completato.
Per evitarlo:
- segui la scaletta alla lettera: rispetta le priorità che hai stabilito e concentrati su un’attività alla volta;
- non anticipare altri compiti: portare a termine quello che hai iniziato è sempre più produttivo.
Pensaci: butteresti la pasta in pentola senza prima aggiungere l’acqua? Segui la giusta sequenza per massimizzare i risultati.
Collaboratori che interrompono continuamente
Può capitare che, mentre stai lavorando con la massima concentrazione, i tuoi collaboratori ti interrompano per:
- chiederti come fare un preventivo;
- richiedere chiarimenti su un documento;
- domandare consigli su come gestire un cliente.
Queste interruzioni, sebbene apparentemente innocue, possono sottrarti ore preziose nell’arco della giornata.
La soluzione? Formare i tuoi collaboratori.
Spesso i problemi dei colleghi derivano da una mancanza di autonomia. E se non sono autonomi, è probabile che la causa sia una tua mancanza nella loro formazione.
Prenditi il tempo per:
- Condividere competenze chiave: insegna loro come risolvere i problemi in autonomia;
- creare procedure standard: fornisci linee guida dettagliate per gestire situazioni ricorrenti.
Investire tempo nella formazione oggi ti farà risparmiare moltissimo tempo in futuro.
Conclusione
Se ti riconosci in queste situazioni, è arrivato il momento di cambiare prospettiva. Non è il tempo a essere insufficiente, ma il modo in cui lo gestisci a fare la differenza.
Ricorda: organizzare gli impegni non significa solo pianificarli, ma anche seguirli, stimarli con realismo e garantire che il tuo team possa lavorare senza dipendere da te.
Gestire il tempo non è semplice, ma con disciplina e metodo puoi trasformarlo in un potente alleato. La chiave è essere realistici, seguire la pianificazione e lavorare costantemente per migliorarti.
La prossima volta che pensi “il tempo non basta mai”, chiediti se hai fatto tutto il possibile per sfruttarlo al meglio. Con gli strumenti e le strategie giuste, potrai finalmente prenderti il controllo delle tue giornate.
Il tempo non è infinito, ma il tuo potenziale lo è.
online il 20.10.2021
aggiornato il 24.11.2024